DIE Verwaltungssoftware für Fotografen

Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutscheine, Model Releases, Umsatzsteuervoranmeldung, Termine, Kostenüberblick, monatliche Kosten, Online-Shop, ... - viele Themen, um die sich Fotografen / viele kreative Menschen kümmern müssen, die ein bisschen Geld mit ihrer Tätigkeit verdienen wollen. Doch das ist wirklich kein leichtes Thema, denn es gibt viel zu beachten und die Programme, die einen dabei unterstützen sollen, sind oftmals nicht für einen passend. Entweder zu wenig Funktionen oder gleich mit Lagerverwaltung, wo man für viel Geld eine Software erwirbt, von der man vielleicht 20% nutzt. Als ich selbst anfing mein erstes Geld mit der Fotografie zu erwirtschaften, stand ich vor dem gleichen Problem. Es gibt einfach keine Software, welche zu mir passt und darüber hinaus einfach zu bedienen ist. Also kam ich zum Entschluss: Was es nicht gibt, programmiere ich mir eben! Außerdem sind Online-Lösungen mit einem monatlichen Preis für mich auch keine Lösung. Diese bieten zwar einiges, jedoch fehlt immer irgendwo was und das nächst teurere "Paket" kostet dann für einen wieder zu viel. Gestern wurde bei fotografr.de ein Artikel veröffentlicht, der sich zufällig genau diesem Thema widmet und da sich ein Kommentar anbot, erzählte ich dort einmal kurz von meiner Software. Ich hätte nicht erwartet, dass sich so viele Leute bei mir diesbezüglich melden - die Resonanz war klasse. Und deswegen gibt es heute diesen Blog-Artikel, wo ich auf die Funktionen meiner Software eingehen möchte.

Wo läuft die Software?

Viele Fotografen nutzen Apple, andere jedoch Windows. Alles blöd, zumal die Daten dann auch nur auf dem einen Rechner liegen. Was ist, wenn ich bei einem Kunden noch mal die Aufträge anschauen will? Oder die Rechnung im PDF Format noch mal vorzeigen möchte? Aus diesen Gründen (und weil ich damit mehr Erfahrung als mit der Desktop-Programmierung habe) entstand meine Verwaltungssoftware mit PHP und MySQL und läuft auf jedem Webspace. Somit ist man Plattformunabhängig und kann von überall aus auf die Daten zugreifen. Natürlich steht hier auch die Sicherheit im Vordergrund, darauf wird geachtet. Eine weitere Idee von mir ist dahingehend, dass ich evtl. falls es sich anbietet die Software auch für einen Mini-Rechner wie dem Raspberry Pi zur Verfügung stelle, der dann bei einem zuhause steht, womit alle Daten zuhause sind, man aber dennoch von überall aus drauf zugreifen kann. Dank abgespecktem Linux, was stark abgesichert wird, dürfte die Plattform dann auch sehr sicher sein. Ebenso ist eine WebApp in Planung, dazu bei den Funktionen mehr.

Welche Funktionen soll die Software haben?

Viele. Und es kommen immer weitere dazu. Ziel ist aber dennoch, alles einfach und übersichtlich zu halten. Hier mal eine Liste der geplanten Funktionen (zumindest die wichtigsten):

• Kundenverwaltung (Übersicht, Suche, sowie Einteilung in Kategorien wie z.B. Models, Online-Shop Kunden, Webdesign)
• Auftragsverwaltung (Aufträge, Rechnungen, überfällige Rechnungen, Gutschriften, Gutscheine, Angebote)
• Ein kleiner Online-Shop (öffentlichen + einen mit Zugangs-Codes, dazu gleich mehr)
• Bezahlung via Überweisung / Bar / PayPal
• Verkauf von z.B. Videotrainings - Download-Link wird einem direkt per E-Mail zugeschickt bei erfolgreicher Bezahlung
• Zugangscodes für bestimmte Kunden (z.B. bei der Schulfotografie. Es werden PDF-Listen erstellt (wahlweise auch E-Mail Versand) mit Codes für jedes Kind. Mit dem Code kann man sich einloggen und sieht dann alle Fotos vom Kind + Klassenfoto und kann auswählen, welches man wie oft in welcher Größe möchte)
• Umfangreiche Statistik (Umsatz / Gewinn pro Kategorie / Zeit, Diagramme usw.)
• Steuerliches (Umsatzsteuervornanmeldung, Tax-ID für Ausland und sowas. Mal schauen, wie ich es implementieren werde)
• Kalender mit Terminübersicht, E-Mail Erinnerungen, Google Kalender / iCal Anbindung
• Wenn alles klappt eine Schnittstelle zu einer Druckerei / Druck-Software um Fotos direkt in den Druck zu geben
• Update- und Backup-System für die Software
• Individuelle Templates für Rechnungen / Angebote / E-Mails / Gutscheine / usw.
• WebApp um Ausgaben / Einnahmen direkt einzutragen - z.B. Tankrechnung, was man schnell vergessen könnte
• Anbindung für Module / Plug-Ins, z.B. ein Workshop-Plugin für Workshop-Verwaltung
• Model Releases direkt erstellen lassen bzw. individuelle Verträge
• Intelligente Suche für Kunden / Aufträge / Rechnungen - alles auf einen Blick
• Evtl. irgendwann Anbindung an Lightroom für die Fotos
• E-Mail Versand bei Angeboten, Rechnungen, Geldeingang usw. über eigene E-Mail Adresse (landet nicht mehr im Spam-Ordner)

Preis und Umfang

Ich habe bisher noch keine Ahnung, was so der preisliche Rahmen sein wird. Vermutlich etwas höher als so Verwaltungssoftware, welche jährlich erscheint. Dafür bekommt man für den Preis lebenslange Updates und persönlichen Support von mir. Ebenso möchte ich einige Videos (Screencasts) erstellen, wo ich Funktionen zeige und erläutere, um den Einstieg so einfach wie möglich zu halten. Das alles soll im Preis dabei sein, schließlich soll man sich mit der Software sehr wohl fühlen. Mit der Zeit wird es dann noch Module geben, welche man für wenig Geld dazu kaufen kann.

Mein Ziel

Ich möchte bis vermutlich Ende 2014 eine Software bieten, welche einfach zu bedienen ist, viele Funktionen bietet, die man aber auch braucht. Man soll weniger Zeit mit der Buchhaltung verbringen und sich mehr seinem Geschäft widmen - da soll auch die WebApp helfen, um Ausgaben / Einnahmen direkt zu verbuchen. Man soll von überall aus auf seine Daten zugreifen können, welche aber sicher sein sollen, weswegen ich mir auch diele Gedanken um die Sicherheit mache. Wenn das mit dem Mini-Rechner klappen würde, wäre das die perfekte Lösung, zumal dann alle Daten vor Ort liegen. Dank meinem Wirtschaftsinformatik-Studium, wo ab April auch Rechnungswesen ein Fach ist, sowie Unterstützung von Freunden, welche sich im kaufmännischen Gebiet auskennen, wird die Software zum Schluss perfekt zugeschnitten sein für Fotografen und kreativ tätige. Für Teilbereiche (Fotografie wird integriert sein) wie Webdesign, Workshops und sowas wird es dann Module geben, welche ich nach und nach entwickeln möchte.

Screenshots

Screenshots kann ich bisher leider noch nicht bieten, da ich noch mitten im Programmieren der Beta-Version stehe. Bei mir läuft aber seit ein paar Monaten das System, quasi in der Alpha-Version. Die Software wird zum Schluss ganz anders aussehen, aber es vermittelt schon mal einen Überblick über das ganze. Einmal meine Übersicht, dann ein Teil der besagten Code-Liste sowie der Online-Shop.

Wie findet ihr die Idee? Wäre so eine Software etwas für euch? Was ich auf fotografr.de bisher gelesen habe, lässt vermuten, dass so eine Software vielen das Leben doch erleichtern würde. Ich werde mich reinhängen um bald eine Beta-Version zum testen anbieten zu können!