THE Management Software for Photographers

Software • by Sven Reifschneider • 27 January 2014 • 17 comments
#internet #project
This article is dated. The project has evolved over the years into PentaPaper. All information about it is available on the [PentaPaper website](

Managing aspects like invoices, contracts, revenue declarations, schedules, expenses, and maintaining an online shop can be overwhelming for photographers and creative professionals. The challenge is finding the right software that fits one's specific needs. When I first started earning from photography, I couldn't find software that was both fitting and user-friendly. This led me to develop my own solution. While online solutions with monthly fees offer some features, they always lack something, and the next pricing tier is often too expensive. My encounter with a related article on and the subsequent response to my comment about my software development prompted me to write this blog post detailing PentaPaper's features.

Software Accessibility

Many photographers use Apple products, while others prefer Windows. However, storing data on a single computer can be limiting. What if you need to access orders or show an invoice PDF while visiting a client? This led me to develop PentaPaper using PHP and MySQL, making it accessible on any web space. This approach ensures platform independence and remote data access. The security of the data is a primary concern. Another idea I'm exploring is adapting the software for a mini-computer like the Raspberry Pi, which could securely host data at home while still being accessible remotely. A WebApp is also in development.

Key Features of PentaPaper

The goal is to pack many features into the software while keeping it simple and user-friendly. Here's a list of planned key features:

  • Client Management (overview, search, categorization)
  • Order Management (orders, invoices, overdue invoices, credits, vouchers, offers)
  • A small Online Shop (public and access-code based)
  • Payment options including bank transfer, cash, PayPal
  • Selling digital products like video trainings with immediate email delivery upon successful payment
  • Access codes for specific customers (e.g., school photography, with PDF lists or email delivery of codes for individual children)
  • Comprehensive Statistics (revenue/profit per category/time, charts, etc.)
  • Tax-related features (VAT declarations, Tax-ID for international transactions)
  • Calendar with appointment overview, email reminders, Google Calendar/iCal integration
  • Interface to a print shop/software for direct photo printing
  • Update and backup system for the software
  • Customizable templates for invoices, offers, emails, vouchers, etc.
  • WebApp for immediate recording of expenses/income
  • Plugin/Module integration, e.g., a workshop management plugin
  • Creation of model releases and custom contracts
  • Intelligent search for clients, orders, invoices
  • Potential future integration with Lightroom for photos
  • Email sending for offers, invoices, payment receipts through personal email (avoiding spam filters)

Pricing and Scope

The exact price range is still undecided, likely to be higher than annually released management software. However, the price will include lifetime updates and personal support from me. I also plan to create instructional screencasts to simplify the software's introduction. Additional modules will be available for purchase.

My Goal

By the end of 2014, I aim to offer software that is easy to use, feature-rich, and tailored to photographers and creatives. Users should spend less time on accounting and more on their business. The WebApp will assist in immediate booking of expenses/income. Given my studies in business informatics and support from knowledgeable friends in commercial fields, the software will be perfectly tailored for photographers and related fields, with modules for specific areas like web design and workshops.


Unfortunately, I cannot provide screenshots yet, as I'm still developing the beta version. However, an alpha version has been in use for a few months, giving a rough idea of the final product. Below are some early screenshots:

Screenshot Screenshot

What do you think about this idea? Would such software be useful to you? Based on the feedback I received on, it seems this software could significantly ease many people's lives. I'm committed to soon offering a beta version for testing!

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Sven Reifschneider
About the author

Sven Reifschneider

Greetings! I'm Sven, a tech innovator and enthusiastic photographer from scenic Wetterau, near the vibrant Frankfurt/Rhein-Main area. This blog is where I fuse my extensive tech knowledge with artistic passion to craft stories that captivate and enlighten. Leading Neoground, I push the boundaries of AI consulting and digital innovation, advocating for change that resonates through community-driven technology.

Photography is my portal to expressing the ephemeral beauty of life, blending it seamlessly with technological insights. Here, art meets innovation, each post striving for excellence and sparking conversations that inspire.

Curious to learn more? Follow me on social media or click on "learn more" to explore the essence of my vision.


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14 Jun 2015, 13:29

Hi Sven,

Dein Projekt klingt echt superspannend, da ich auch nach genau einer solchen Software suche…
Leider gefallen mir die bisherigen Anbieter nicht.
Stelle mich auch gerne als Betagtester zur Verfügung 🙂
Bin gerade selbst an der Entwicklung eines neuen Webprojekts dran, was sich leider auch komplexer darstellt als ursprünglich angenommen 😀
Aber das kennt man ja.
Hätte auch noch ein paar Verbesserungstipis für deine PentaPaper-Seite in petto.
Kannst mich gerne kontaktieren- sofern Du Interesse hast.

VG und weiter ein gutes Durchhaltevermögen für Dein Projekt!

18 Feb 2015, 19:27

Ich hätte auch sehr großes Interesse an deiner Software. Stelle mich als Beta Tester gerne zur Verfügung.

Grüße Mario

22 Oct 2014, 12:51

Ich wäre auch interessiert als Beta-Tester! Vor allem die Vertragserstellung (automatisiert) würde mich interessieren 🙂 Also melde dich! Bin im Hauptberuf Entwicklungsingenieur und kann dir entsprechend qualifiziertes Feedback für die Softwareentwicklung geben 😉

Gruß Patrick

13 Oct 2014, 23:27
Werner Schmidt

bin mal gespannt ...

17 Sep 2014, 19:31

Super!! Nach so etwas suche ich grade!! Wenn es bis Ende 2014 realisiert ist, bin ich dein erster Kunde!!
Bis dahin kann ich wohl warten 😉

Hört sich wirklich gut an! Sehr sehr gut!!!! 🙂

Freu mich schon!!!

LG Sabine

07 Aug 2014, 15:01
Christian Müller

Hi Sven,

bei mir ist das Thema Kundenverwaltung grad wieder aufgeschlagen, weil auch meine derzeitige Lösung eigentlich Müll ist. Ich habe z.B. einige Emails an Kunden verschickt, an neue Kunden natürlich noch nicht. Und nun kann ich nicht danach filtern, wer eine Email noch NICHT bekommen hat. Da ist fast jede Excel-Tabelle besser…

Via fotografr bin ich auf Dich gestoßen und bin schon ganz neugierig, wie weit Dein Projekt gekommen ist. Wenn es bereits etwas gibt, sag bitte unbedingt bescheid. Als Beta-Tester bin ich ebenfalls gerne dabei 🙂

Schöne Grüße,

30 Jun 2014, 13:28
Mike Orth

Ich bin ebenfalls bei der Suche nach einer deutschen Verwaltung für meine Aufträge und Projekte auf Deine Website und Dein „Baby“ gestossen, finde Deinen Ansatz und die bisherigen Ankündigungen zum Umfang der Lösung und das Zahlungsmodell sehr interessant. Würde mich ebenfalls als „Betatester“ bei Bedarf zur Verfügung stellen. 🙂

23 Jun 2014, 15:15
Michael M.

Klingt doch alles wirklich sehr, sehr gut und nah am Business eines Fotografen. Ich stimme hier einigen Kollegen zu, die ein Baukastensystem nicht schlecht finden würden. Denn kleine aber feine Unterschiede gibt es ja meistens dann doch noch. Falls noch ein Beta-Tester gesucht wird, stelle ich mich gerne hierfür zur Verfügung! Danke.

08 May 2014, 23:06
Michael Geyer

Ich freue mich auch auf die Beta…. die suche nach einem online Rechnungsprogramm kann ich somit erstmal auf Eis legen 🙂

09 Mar 2014, 19:00
Ralf Nöhmer

Moin Sven,

gibt es schon nähere Informationen, wie weit Deine Software inzwischen ist?
Ich benötige so langsam eine passende Abrechnungssoftware und würde mir Deine Lösung gerne mal vorher anschauen.


17 Feb 2014, 13:30

Hallo Sven,

das klingt alles schonmal sehr gut! Ich fändes es toll, wenn man sich die Software auch zum Teil selber einrichten kann oder man einfach entsprechende Module auswählt, die man dann benutzen kann. So kann man es sich für seine Bedürfnisse „zusammenklicken“…
Ich werde hier auf jeden Fall öfter reinschauen. Und gerne auch „beta-testen“.

LG, Jens

09 Feb 2014, 22:42

Als Hochzeitsfotograf wäre mir sehr wichtig, eine gute Kunden und Auftragsstatus verwaltung zu bekommen.

Hochzeitsanfragen, in Bearbeitung, Fest gebucht.
Auftragsstatus, Anzahlung erwartend,Hochzeit aufgenommen, Nachbearbeitung usw usw

01 Feb 2014, 10:53

Hallo Sven,
da bin ich sehr gespannt wie sich Dein Vorhaben entwickelt. Drück Dir jedenfalls die Daumen, ich werde öfters mal vorbeischauen. Wenn es auch für mich als Hobbyist mit nur kleinen Shootings bzw. wenigen bezahlbar ist bin ich sehr Interessiert.
LG, Hansjörg

28 Jan 2014, 15:54
Meltem Tischmann

Hallo Sven,

ich bin sehr an Deiner Lösung interessiert und hoffe, dass sie bald fertig ist. Ich schaue mich schon seit einiger Zeit nach so etwas um, fand aber meistens nur was aus den USA. Mein Englisch ist zwar nicht so schlecht, ich habe aber ehrlich gesagt keine Lust meine Kunden auf Englisch zu verwalten. Wenn Du Tester brauchst, kannst Du mich gerne anschreiben. Sehr sympathisch finde ich, dass man einmal zahlt und dann alles bekommt.

Viele Grüße


27 Jan 2014, 20:53
Walter Hartl

Die Schnittstelle zu Fotolaboren würde ich mir sparen, da die meisten hier ihr eigenes-Süppchen kochen.
Terminverwaltung etc – warum über google Kalender? Viele haben Outlook im Einsatz -nicht nur als Kalender sondern auch für e-Mails etc. Da wäre eine Sync-Möglichkeit mit Outlook äußerst attraktiv.
die sache mit der Umsatzsteuervoranmeldung macht nur dann wirklich Sinn, wenn man die Daten dann sofort ins ELSTER überführen kann.
Ansonsten eine Super Idee.

27 Jan 2014, 15:16
Michael Fischer

Wäre sicherlich für viele Fotografen und andere Kreative äußerst interessant! … Wenn es jemand aus dem eigenen „Milieu“ erstellt, ist ja eine sehr spezifische, perfekt ausgerichtete Lösung wahrscheinlich. Ich werds weiter verfolgen und wenns dann bezahlbar ist, gerne verwenden …

27 Jan 2014, 13:31
Ralf Nöhmer

Also, da ich seit einem Jahr ein eigenes Fotostudio betreibe und die Aufträge jetzt so langsam mehr werden, wäre ich sehr an so einer Software interessiert. Gerne auch als Beta-Tester 😉

Eine Anbindung an eine Cloud brauche ich nicht, daher sagt mir Dein Lösungsansatz via PHP & MySQL sehr zu. Da muss man nur einen Onlinezugang haben, und das wird wohl machbar sein.

Was ich nicht mag sind Softwarelösungen, bei denen ich jeden Monat einen Betrag abdrücken muss. Ich kaufe die Software und nutze sie, aber mieten nicht.

Bin gespannt, wie Dein Projekt aussieht und schaue ab jetzt hier öfter mal rein.

Nette Grüße